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Papierstau vermeiden – so gehen Sie es an

Genie AktenvernichterBei einem modernen Aktenvernichter handelt es sich um ein technisches Gerät, das in der Regel ohne Einschränkungen einwandfrei funktioniert. Dennoch führt ein Fehlverhalten des Nutzers nicht selten dazu, dass ein Papierstau entstehen kann. Wer diesem effizient vorbeugt, profitiert von Zuverlässigkeit und Nutzerkomfort. Sollte es dennoch zu unerwarteten Zwischenfällen kommen, genügen in der Regel kleine Tricks, um den Büroalltag ohne Probleme innerhalb weniger Minuten weiterführen zu können.

Der “worst case” – Stau im Aktenvernichter

Papierstau vermeiden – so gehen Sie es anSobald sich Papier oder gar Büroklammern im Aktenvernichter verfangen haben, ist guter Rat teuer. In diesem Falle nutzen Sie am besten die Rücklauf-Funktion des Gerätes und warten so lange ab, bis circa 5 cm des eingezogenen Papiers wieder aus dem Schacht für die Eingabe heraus schauen. Betätigen Sie im Anschluss den Vorlauf-Knopf. Bei den meisten Vorfällen genügt es, diesen Vorgang lediglich einmal durchzugehen. Sollte sich trotzdem immer noch Papier im Schneidwerk verfangen haben, wiederholen Sie das Vorgehen mehrmals, bis der komplette Aktenvernichter wieder frei von Resten ist.

Vorsicht ist besser als Nachsicht

Auch wenn es im mitunter hektischen Büroalltag nicht immer einfach erscheint, Sorgfalt im Umgang mit einem Aktenvernichter walten zu lassen, so ist es dennoch sinnvoll, alle Maßnahmen zu treffen, die einem letztendlichen Papierstau vorbeugen. Hierzu gehört vor allem die Verwendung weniger Blätter aufeinmal. Wer lediglich Mengen von circa zehn Dokumenten gleichzeitig einführt, beugt einem Papierstau effektiv und nachhaltig vor.

Tipp! Dennoch sind es häufig die klassischen Flüchtigkeitsfehler, die der Grund dafür sind, dass Funktionen des Gerätes gestört werden.

Hierbei gehören:

  • Tesastreifen
  • Büroklammern
  • Tackernadeln

zu den typischen Störern im Rahmen eines Aktenvernichtungsvorganges. Sicherheitshalber sollten Sie, besonders in Großraumbüros, kleine Schilder in der Umgebung der Geräte anbringen, die die Nutzer mit der idealen Bedienung vertraut machen.

Die passende Menge an Papier für den jeweiligen Aktenvernichter

Die Menge an Papier, die ein moderner Aktenvernichter auf einmal verarbeiten kann, unterscheidet sich von Gerät zu Gerät. Wichtig für eine reibungslose Nutzung ist es daher, die Blattkapazität keinesfalls zu überschreiten. Zudem sorgt ein regelmäßiges Leeren des Behälters dafür, dass Papier bzw. Papierreste nicht im Schneidwerk stecken bleiben können.

Art des Aktenvernichters Anzahl der Papiermenge
Aktenvernichter-Aufsatz 5 bis 7 Blätter
Profi-Aktenvernichter 20 bis 80 Blätter
Büro-Schredder 10 bis 20 Blätter

Erste Hilfe für den Notfall

Wer trotz der Einhaltung der Vorsichtsmaßnahmen mit seinem ersten Papierstau konfrontiert wird, sollte keinesfalls mit Hilfe eines spitzen Gegenstandes im Vernichter stochern oder versuchen, die Papierreste mit einer Schere heraus zu reißen. In der Regel gibt die dem Gerät beigefügte Bedienungsanleitung Aufschluss über die ersten Schritte auf dem Weg zum Beheben des Problems. Zusätzlich sind viele der Aktenvernichter aus dem etwas höheren Preissegment mit einer so genannten “intelligenten Staubehebung” ausgestattet. Diese verhindert in vielen Fällen die unbeliebten Störungen, ohne das der Nutzer hiervon in Kenntnis gesetzt wird.

Vor- und Nachteile der richtigen Menge Papier

  • Es entsteht kein Papierstau
  • Funktionen des Aktenvernichters bleiben lange erhalten
  • Nutzer muss wissen, welches die richtige Menge ist

Der Kundendienst

Die meisten großen Hersteller von Aktenvernichtern bieten einen serviceorientierten Kundendienst an, der im Falle eines für den Kunden irreparablen Papierstaus zur Stelle ist. Die Außendienstmitarbeiter kümmern sich nicht nur um das Problem vor Ort, sondern stehen auch für alle Fragen rund um Wartung mit Rat und Tat zur Seite. Die meisten Hersteller bieten ihren Kunden Ersatzgeräte, falls eine Reparatur einige Tage in Anspruch nimmt. Damit es jedoch nicht erst zu langwierigen Verlusten des Gerätes aufgrund von Papierstau kommen muss, reicht das Befolgen der Sicherheitsmaßnahmen, um eine tägliche und sichere Vernichtung sensibler Daten gewährleisten zu können.

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